Cualquier momento es bueno para implementar una solución ERP en una empresa. No importa que sea una pyme o una gran empresa: la digitalización es absolutamente necesaria.
Sin embargo, no todo vale en ese proceso. De esta forma, en este post del blog de ZTalent os ofrecemos cinco consejos para sacarle el máximo partido a una inversión en una solución ERP.
1- Revisar y definir
Es el primer paso antes de comenzar a hacer nada. Evaluar la funcionalidad y las capacidades de la solución actual de la empresa y cómo se ajusta a la dirección del negocio, así como repasar el plan de crecimiento a cinco, diez o quince años. También es conveniente comparar dicho plan con las capacidades de la solución actual para determinar si se obtendrá o no el retorno de la inversión deseado.
Por otro lado, hay también que pensar en los por qués. Hacerse preguntas como qué se quiere conseguir teniendo una solución ERP, cuáles son los objetivos empresariales o qué problemas puede resolver un ERP. Definir un propósito claro y entender el valor de una solución ERP ayudará en grado sumo a sacar el máximo provecho de una inversión.
2- Escoger un jefe de ERP
Designar a un empleado para que supervise y controle todos los aspectos de la solución ERP promueve el control de calidad y la coherencia. Asignar a alguien en una posición de gestión para que interactúe con el socio de implementación garantiza que la empresa se mantenga al tanto de cualquier actualización de la solución, los cambios y las oportunidades de formación.
Además, el jefe de la solución ERP debe celebrar sesiones de formación semanales, mensuales o semestrales para mantener a los usuarios informados.
3- Procesos simples y personalizados
La solución debe estar configurada de forma que la introducción, recuperación y exportación de datos sea ágil y fácil de realizar. Esto significa tener un etiquetado descriptivo y preciso, valores de campo, categorización y principios de información. Añadir demasiada complejidad al principio provocará errores innecesarios.
Además, muchas soluciones ERP son de talla única y no cumplen con los requisitos específicos de la industria. La mayoría de los proveedores de soluciones ofrecen personalizaciones específicas para el sector, así como personalizaciones desarrolladas de forma exclusiva que satisfacen necesidades empresariales específicas, como la integración con otras aplicaciones. Se debe evaluar cómo el sistema actual satisface las necesidades, y determinar si la solución ERP actual es personalizable.
4- Datos de calidad y limpieza
Los datos que una empresa guarda sobre clientes, proveedores, distribuidores, empleados y transacciones son su activo más valioso. Por eso es beneficioso asegurarse de que todos los datos introducidos en la nueva solución ERP sean precisos, relevantes, actualizados, fáciles de descifrar y con valor añadido.
Por otro lado, hay que mantener la solución ERP libre de datos basura realizando auditorías diarias, semanales o mensuales. Analizar y depurar los datos es esencial para mantener la solución optimizada y funcionando sin problemas. La acumulación de datos basura puede dar lugar a una disminución del rendimiento del sistema, lo que provoca tiempos de respuesta lentos y retrasos en el sistema.
5- Mirar hacia el futuro
La solución ERP debe ser capaz de escalar y crecer con la empresa, así como alinearse con su estrategia de crecimiento. Utilizar siempre la última versión y ampliar su funcionalidad, por ejemplo, integrándola con una solución de comercio electrónico o implementando portales de autoservicio es un buen consejo para llevarlo a cabo.
Finalmente, involucrar a los empleados en la solución ERP mejorará su tasa de adopción. Cualquier tipo de formación disponible, tanto interna como externa, es bienvenida. Las oportunidades como los seminarios web, las sesiones de enseñanza presencial, los vídeos de demostración, los informes de lanzamiento de productos, los boletines informativos y las sesiones de formación en la oficina, conducirán a una mayor aceptación por parte de los empleados y a una mayor experiencia de usuario.
